Conformité et vérification

ÉEQ a implanté de nouvelles procédures d’accompagnement dans la production des déclarations incluant un processus de révision, d’analyse et de vérification. Les procédures couvrent deux volets :

  • l’accompagnement des entreprises et organisations dans le développement de bonnes pratiques internes de collecte d’information et de saisie de données;
  • l’accroissement de l’assurance de la conformité des déclarations soumises par les entreprises et organisations dans tous les aspects significatifs des règles énoncées dans le TarifLe Tarif de ÉEQ permet à une entreprise de déterminer son assujettissement à la loi, de comprendre l’étendue de ses obligations et de déterminer le montant de sa contribution. Le Tarif est notamment établi en fonction des types de matières et des quantités générées, pour une année donnée. Il est élaboré à partir d'une formule alimentée par des études et des données vérifiables, en plus de tenir compte de critères environnementaux. Encadré par des règles rigoureuses, chaque Tarif est soumis en consultation aux entreprises, avant de faire l'objet d'un processus d'approbation auprès des instances gouvernementales dans le cadre de la loi.
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Objectifs des procédures

  • Guider les entreprises dans leur processus de déclaration en diffusant les principales erreurs commises et en partageant les trucs et astuces pour y remédier;
  • S’assurer de la conformité des déclarations de façon standardisée;
  • Veiller à ce que le principe d’équité envers les entreprises et organisations soit respecté en analysant toutes les déclarations au moins une fois par cycle;
  • Utiliser une approche axée sur les risques afférents aux déclarations soumises.

Les procédures sont effectuées dans le respect de nos politiques de confidentialité.







Révision

Toutes les déclarations des entreprises et organisations qui ont un statut de petit générateur et qui sont éligibles à une « exemption de paiement » ou à un « TarifLe Tarif de ÉEQ permet à une entreprise de déterminer son assujettissement à la loi, de comprendre l’étendue de ses obligations et de déterminer le montant de sa contribution. Le Tarif est notamment établi en fonction des types de matières et des quantités générées, pour une année donnée. Il est élaboré à partir d'une formule alimentée par des études et des données vérifiables, en plus de tenir compte de critères environnementaux. Encadré par des règles rigoureuses, chaque Tarif est soumis en consultation aux entreprises, avant de faire l'objet d'un processus d'approbation auprès des instances gouvernementales dans le cadre de la loi.
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fixe » feront l’objet d’une révision au cours d’un TarifLe Tarif de ÉEQ permet à une entreprise de déterminer son assujettissement à la loi, de comprendre l’étendue de ses obligations et de déterminer le montant de sa contribution. Le Tarif est notamment établi en fonction des types de matières et des quantités générées, pour une année donnée. Il est élaboré à partir d'une formule alimentée par des études et des données vérifiables, en plus de tenir compte de critères environnementaux. Encadré par des règles rigoureuses, chaque Tarif est soumis en consultation aux entreprises, avant de faire l'objet d'un processus d'approbation auprès des instances gouvernementales dans le cadre de la loi.
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. Dans certains cas, ÉEQ pourra demander une attestation officielle, conformément aux articles 5.3.1 et 5.3.2 du TarifLe Tarif de ÉEQ permet à une entreprise de déterminer son assujettissement à la loi, de comprendre l’étendue de ses obligations et de déterminer le montant de sa contribution. Le Tarif est notamment établi en fonction des types de matières et des quantités générées, pour une année donnée. Il est élaboré à partir d'une formule alimentée par des études et des données vérifiables, en plus de tenir compte de critères environnementaux. Encadré par des règles rigoureuses, chaque Tarif est soumis en consultation aux entreprises, avant de faire l'objet d'un processus d'approbation auprès des instances gouvernementales dans le cadre de la loi.
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, afin de valider le critère selon lequel l’entreprise ou l’organisme se dit « exempté de paiement » ou admissible au « TarifLe Tarif de ÉEQ permet à une entreprise de déterminer son assujettissement à la loi, de comprendre l’étendue de ses obligations et de déterminer le montant de sa contribution. Le Tarif est notamment établi en fonction des types de matières et des quantités générées, pour une année donnée. Il est élaboré à partir d'une formule alimentée par des études et des données vérifiables, en plus de tenir compte de critères environnementaux. Encadré par des règles rigoureuses, chaque Tarif est soumis en consultation aux entreprises, avant de faire l'objet d'un processus d'approbation auprès des instances gouvernementales dans le cadre de la loi.
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fixe », notamment :

  • un document financier démontrant que le chiffre d’affaires au Québec de l’entreprise ou de  l’organisation est inférieur à un million de dollars;
  • un document permettant de mettre en évidence les quantités de chaque article mis sur le marché de même que le poids et la matière de chacune de ses composantes;
  • ce dernier document doit notamment inclure tous les produits qui sont ultimement mis en marché à l’intention des consommateurs, de même que le matériel publicitaire et les fournitures ajoutées au point de vente;
  • une liste des fournisseurs des produits pour lesquels l’entreprise ou l’organisation est le « premier fournisseur » au Québec.

Les entreprises ayant déclaré plus de cinq tonnes métriques feront l’objet d’une révision aléatoire. Cette révision a pour but de s’assurer de la vraisemblance des matières et des quantités déclarées selon la nature de l’entreprise et les standards du secteur d’activités.



Les critères sur le chiffre d’affaires, tonnage et point de vente seront validés et les questionnements suivant seront soulevés :

  • Est-ce que les matières visées correspondent bien aux types d’emballages des produits mis en marché par l’entreprise ou l’organisation?
  • Est-ce que les matières visées correspondent bien au secteur d’activité de l’entreprise ou de l’organisation?
  • Est-ce que tous les types de matières ont été inclus?
  • Est-ce que toutes les matières visées sont adéquatement classifiées?
  • Est-ce que l’écart de tonnage entre la déclaration courante et la déclaration antérieure est significatif ou non?

Dans l’éventualité où des incongruités seraient décelées, le travail d’analyse se poursuivra. 

Analyse

Les déclarations faisant état de quantités mises sur le marché supérieures à cinq tonnes et présentant certaines incongruités seront sélectionnées pour une analyse selon un cycle déterminé. ÉEQ demandera les documents de travail soutenant les quantités déclarées, incluant notamment :

  • un document de travail démontrant les quantités de matières visées mises sur le marché directement ou indirectement au Québec par l’entreprise ou l’organisation, incluant tous les « imprimés » et « contenants et emballages » durant l’année civile concernée;

        1. le document doit permettre de mettre en évidence les quantités de chaque article mis sur le marché, de même que le poids et la matière de chacune de ses composantes;

        2. il doit notamment inclure tous les produits qui sont ultimement mis en marché à l’intention des consommateurs, de même que le matériel publicitaire et les fournitures ajoutées aux points de vente;

  • une liste des marques de commerce détenues par l’entreprise ou l’organisation, ou pour lesquelles elle est le « premier fournisseur » au Québec.

Dans certains cas, des documents additionnels peuvent être demandés (factures, lettres de confirmation de fournisseurs, rapport de ventes, etc.) afin de valider les données soumises.



En fonction du montant des contributions, les demandes de modification visant une déclaration dont les quantités de matières visées mises sur le marché sont supérieures à cinq tonnes métriques feront systématiquement l’objet d’une analyse.



Finalement, toutes les entreprises avec lesquelles ÉEQ aura communiqué dans le cadre d’une analyse recevront un sommaire des résultats de celle-ci, ainsi que des recommandations afin d’améliorer leur processus de déclaration. Par ailleurs, si des ajustements financiers étaient requis à la suite de l’analyse, l’entreprise concernée en serait préalablement informée par écrit.

Procédures de vérification convenues (audit opérationnel)

Certaines entreprises et organisations dont les déclarations auront été analysées seront retenues pour des procédures de vérification convenues (audit opérationnel). La sélection des déclarations se fait en fonction du niveau de risque d’inexactitude des déclarations, des secteurs d’activités des entreprises ou organisations, ou en fonction des montants des contributions.



Les procédures de vérification convenues visent spécifiquement à :

  • s’assurer de l’uniformité de l’application du régime de compensation québécois;
  • s’assurer de l’exactitude des données déclarées et des contributions payées par les entreprises et organisations;
  • identifier des points d’amélioration;
  • accompagner les entreprises pour une simplification de leur démarche tout en assurant la conformité.

Après avoir été informé par écrit de sa sélection, les principales étapes d’une telle vérification sont les suivantes :

  • conférence téléphonique entre le personnel-ressource de l’entreprise ou de l’organisation et ÉEQ;
  • exécution, lors d’une visite d'une journée sur place, de procédures de vérification;
  • envoi par ÉEQ d’un rapport préliminaire à l’entreprise ou à l’organisation pour fins de discussions;
  • envoi par ÉEQ du rapport final.

Les procédures de vérification normalement effectuées sont les suivantes :

  • collecte de renseignements auprès de l’entreprise ou de l’organisation afin d’acquérir une connaissance de ses activités d’affaires, notamment en ce qui a trait à ses opérations, à sa comptabilité, aux marques déclarées et au calcul des contributions;
  • exécution de procédures analytiques afin de comparer le montant des contributions attendues aux contributions réelles;
  • validation de données du système comptable afin de vérifier les données utilisées dans la déclaration;
  • nouveau calcul afin d’en vérifier l’exactitude mathématique;
  • examen de la liste des fournisseurs et de leur adresse afin de s’assurer que les produits pour lesquels l’entreprise ou l’organisme est le « premier fournisseur » au Québec ont bel et bien été déclarés ou n’ont pas été déclarés en trop;
  • pesée de matières visées afin de vérifier l’exactitude des poids;
  • sélection et examen de produits auxquels sont associées des matières visées afin d’évaluer l’exactitude de la classification des matières;
  • vérification de la classification de produits afin de s’assurer qu’ils sont considérés et bien classés pour l’usage de calculateurs.

Les procédures de vérification convenues sont effectuées par le personnel de ÉEQ. Dans certains cas, ces procédures sont effectuées en partenariat avec une firme externe indépendante.

Modification d’une déclaration déjà soumise

Chaque année, ÉEQ procède à des modifications des déclarations soumises à la suite de la découverte d’erreurs soit par l’entreprise ou l’organisation elle-même, ou à la suite d’une analyse ou d’un audit par ÉEQ. Le graphique suivant présente toutes les modifications apportées à des déclarations en 2013, par source d’erreur (en valeur absolue). Soulignons que les erreurs de calcul et de saisie comptent pour près de 50 % des modifications traitées!

 

Modification d’une question d’assujettissement au cours de la soumission d’une déclaration

Durant le processus de soumission d’une déclaration, le système de déclaration en ligne ne permet pas de modifier la réponse à une des questions d’assujettissement si la page a déjà été enregistrée. Un cadenas est alors visible dans le système de déclaration. Si vous souhaitez modifier la réponse à l’une des questions, nous vous invitons à communiquer avec le Service aux entreprises par courriel à service@ecoentreprises.qc.ca ou par téléphone au 514 987-1700 ou au 1 877 987-1491.

Modification des quantités déclarées pour une déclaration déjà soumise

Si vous souhaitez apporter des corrections aux quantités déclarées, vous devrez soumettre une demande de modification. Conformément à l’article 5.2.4 du TarifLe Tarif de ÉEQ permet à une entreprise de déterminer son assujettissement à la loi, de comprendre l’étendue de ses obligations et de déterminer le montant de sa contribution. Le Tarif est notamment établi en fonction des types de matières et des quantités générées, pour une année donnée. Il est élaboré à partir d'une formule alimentée par des études et des données vérifiables, en plus de tenir compte de critères environnementaux. Encadré par des règles rigoureuses, chaque Tarif est soumis en consultation aux entreprises, avant de faire l'objet d'un processus d'approbation auprès des instances gouvernementales dans le cadre de la loi.
Tarif
, les informations et documents pertinents accompagnant cette demande de modification devront inclure :

  • nom de l’entreprise;
  • numéro de dossier de l’entreprise;
  • coordonnées du premier répondant :
  1. nom,
  2. prénom,
  3. numéro de téléphone,
  4. courriel;
  • explication justifiant la demande de modification;
  • matières visées par la demande de modification.

Documents requis

  • fichier de travail original relié à la déclaration initiale, soumis sous format Excel. Ce fichier doit permettre de retracer les quantités déclarées, par matière, dans la déclaration initiale et doit notamment inclure :
  1. liste des produits considérés dans la déclaration;
  2. nombre d'items vendus par produit;
  3. liste des emballages visés par produit et poids afférents;
  4. liste des marques considérées;
  5. liste des fournisseurs inclus (si pertinent);
  6. liste des fournisseurs exclus (avec les coordonnées au Québec).
  • fichier de travail amendé incluant les modifications demandées. Ce fichier de travail doit permettre d’obtenir les nouvelles quantités à soumettre, par matière, avec les mêmes informations ci-dessus.
  • liste des déductions considérées pour la déclaration

Notez que depuis le TarifLe Tarif de ÉEQ permet à une entreprise de déterminer son assujettissement à la loi, de comprendre l’étendue de ses obligations et de déterminer le montant de sa contribution. Le Tarif est notamment établi en fonction des types de matières et des quantités générées, pour une année donnée. Il est élaboré à partir d'une formule alimentée par des études et des données vérifiables, en plus de tenir compte de critères environnementaux. Encadré par des règles rigoureuses, chaque Tarif est soumis en consultation aux entreprises, avant de faire l'objet d'un processus d'approbation auprès des instances gouvernementales dans le cadre de la loi.
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2015-2016, le formulaire de demande de modification d’une déclaration doit être dûment rempli afin de procéder à votre demande. Il doit ensuite être retourné par courriel à service@ecoentreprises.qc.ca

Si la demande vise plusieurs déclarations, vous devez fournir les fichiers de travail pour chacune des déclarations concernées. ÉEQ ne traitera aucune demande de modification qui ne serait pas accompagnée des documents amendés.

Échéance

Les informations demandées et les documents requis doivent être remis à ÉEQ au plus tard un an après la date limite de soumission de la déclaration.



Veuillez consulter le calendrier des contributions afin de connaître les déclarations qui peuvent actuellement faire l’objet d’une demande de modification.



Tout défaut au respect de cette échéance ou tout manquement dans les informations ou documents remis entraînera un rejet de la demande de modification présentée.

Destinataire

Toute demande et tout document doivent être transmis au Service aux entreprises de ÉEQ par courriel à service@ecoentreprises.qc.ca. Si vous avez besoin d’accompagnement ou pour toute question, nous vous invitons à communiquer avec nous par téléphone au 514 987-1491 ou au 1 877-987-1491.

Suivi réalisé par ÉEQ

Après réception de la demande de modification, ÉEQ s’engage à transmettre un courriel confirmant la réception de celle-ci. ÉEQ confirmera aussi la recevabilité de la demande.

Conformément à nos procédures, les demandes de modification de déclaration feront l’objet d’une analyse. Lors de cette dernière, il est possible que des documents et informations supplémentaires soient demandés.

Dernière mise à jour : 9 février 2017

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